少数精鋭の採用チームで大勢の応募者と日々やり取りをおこなっている採用担当者はたくさんいらっしゃることでしょう。そのような業務量も多い中でも大切にすべきことをハッキリと明確にできれば、ミスやトラブルを避けながら「良い採用」をおこなうことは可能です。今回は実際に上場企業で採用担当を務めているAさんに採用活動で心がけて良かった体験談を聞いてきました。
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多様な業務を抱えながら、それらの業務の優先順位に日々頭を抱えている採用担当者は多いと思います。私もそんな中の１人でした。１０の掲載媒体を管理し、１５社の人材紹介会社を利用し、月間３００件以上の応募数を管理し、年間約１６０名を採用する会社にいる採用担当者の立場でした。
自分の業務以外にも、後輩スタッフの教育指導、上長からの依頼対応、ルーティン業務…追われながら駆け回るように時間を消費している時期もありました。
ただそのような状況でも、必ず最優先していたのは「応募者への即レス」です。応募通知があった際には一度手を止め、必ず応募媒体の管理画面から即時でレスポンスをし、また先ほどの業務に戻る。もしくは、ある程度まとまった時間（２時間に１度など）で定期的に応募状況を確認する。
そのようにして、日程調整や問い合わせ回答などに関しては、スピーディに完結させるか相手にボールがある状態を必ず徹底していました。現在の採用市場では、早ければ１日で面接→内定となるケースが珍しくありません。だからこそ、応募してくださった方の意欲を損なわぬよう、機会を逃さずに連絡をとることは非常に大切だと気付き、実感してきました。
また、即レスによって企業の印象も非常に良くなります。逆に連絡が遅い場合は、その間にも応募者の意欲が低下し、他社の選考が進んでしまうこと繋がりますので、十分注意すべきです。
求職者とのファーストコンタクトは、なるべくスムーズに早くスケジュールを確定したいところです。しかし、アポイントの確定をするまでに時間を要してしまってきた採用担当者の方も多いのではないでしょうか？
「自分たちのスケジュールと応募者の空き時間がなかなか合わない…」「お互いの希望日程を連絡し続けているうちに相手から連絡が来なくなってしまった…」など、連絡はとれているものの苦戦を強いられてしまう事例もありますが、最悪のケースとしては「そもそも応募者から初動のレスポンスがない…」ということも少なくないはずです。これらの事例でお悩みの方は、ぜひ初回のアクションから「いつなら予定が合いますか？」ではなく、「〇月〇日のご予定はいかがでしょうか？」と日程を提示してみてください。
明確な提案に対する回答は、可か不可かで返すこともでき、そこから会話を自然発生させることもできます。もしその提示した日程がダメだとしても、相手から逆に「〇日なら空いています」などの提案も受けやすかったりするので、スケジュールを素早く設定することができます。
「紹介人材のクオリティに対して思うことや言いたいことはたくさんあるが、関係性を崩したくないのでオブラートに包んで話そう」「厳しく伝えて誰も紹介してくれなくなると困るし、いい顔をしておけば候補者をたくさん紹介してもらえるだろう」と考えて人材紹介会社との関係性を保っている企業も多いのではないでしょうか。以前は私も上記のように考え、言動を慎んでいた時期がありました。しかし、そのままで状況が好転することはありませんでした。
そこで思い切って、お互いに継続的に良い関係性を築くために何でも伝えるように意識改革しました。「この人柄では選考は通過できない」「求めている人材要件に遠く及ばない」など率直な意見も伝えるようにしたところ人材紹介会社から推薦される人物像のクオリティが非常に向上したのです！
求める人材要件について腹を割った意見をぶつけ合うことで、お互いに理想に近い人物像を描きやすくなり、求める人物像イメージを共有することに成功しました。
今回記述した内容は、一見すると多少のスキルを必要とするものもありますが、その大前提としては「目の前の相手の立場になって、当たり前のことを当たり前にやる」という考えを根底に持つことが大事です。その気持ちが求職者にも伝われば、好印象を持っていただくことで採用の成果にも大きく影響を及ぼしてくれることでしょう。
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人事担当が新卒採用で心がけている三つのポイント（420KB)
