Column採用コラム

内定通知のタイミング

最終選考の内定通知・合否連絡は出来る限り早いほうがいいです。早い企業は最終面接当日に連絡をします。ある企業がアンケートをおこなったところ入社を決めた理由の1位は「最初に内定が出た企業」が最多を占めていました。このことからも内定通知は早いほど承諾率が高まることがわかります。企業規模によっては即日の連絡は難しいと思いますが、早ければ早いほど効果的であることを認識しましょう。

内定を伝える方法として「電話」「メール」「郵送」の3パターンがありますが、全てを活用することをおススメします。手間はかかりますが、まず電話で内定を伝え、メールで今後の流れを説明することがおススメです。必要があれば郵送で内定書または内定承諾書を送付しましょう。電話で伝える際に、内定を出した理由・評価ポイントまで伝えられると就活生側の入社意欲も高まり、企業の真摯的な態度も示すことができます。

新卒採用で内定通知を出すタイミングと注意点

内定通知後の注意点

内定の連絡をしたあとに内定者を放置しないようにしましょう。放置をすると内定ブルーになってしまい、深刻化すると最悪のケースとして内定辞退になってしまいます。強い志望動機・志望理由をもっていても内定ブルーに陥ってしまう可能性があるので注意が必要です。

「内定をもらったけど、それ以降一切連絡がなくて不安になった」「選考を受けているときは入社したいと思えたが、いざ内定をもらったら本当に行きたい会社なのか疑問に思えてきた」という声は毎年聞かれます。

就職活動は人生の大きな選択になるため誰もが不安になります。不安になったときに採用担当者が「安心して入社してほしい」という一言を伝えられるかどうかで安心感が全く違います。また説明会や選考過程で十分に業界研究や企業理解が済んでいると考えず、内定通知後にも会社や社員の魅力を改めて伝えることが大切です。

そこで内緒でお勧めするのが、他社に先駆けて面接選考時期から優秀な学生へ順次自社の魅力を発信できる、採用支援のスマホアプリ「ちゃくちゃくNEXT」です。(他社の内定者フォローサービスは、内定承諾者が全員揃う6月から一斉に利用開始になっていますが、それでは遅すぎます。)弊社の採用支援アプリ”ちゃくちゃくネクスト”で会社の雰囲気を早くから伝えることで、内定不承諾者を減らし内定承諾率を高めます。また、翌年4月入社までの長期間に渡って利用することで、内定者の入社に対する不安や迷いから生じる内定ブルーを解消し、さらに、アクセスモニターで突然の内定辞退を未然に防止できます。最短2営業日で運用開始できます。

成功事例として、ナルミヤインターナショナル様の紹介記事をご覧ください。

内定を出すタイミングを失敗した会社の反省点

関西のWEB制作会社（以下A社）の失敗談です。その会社は目標採用人数が4人で、最終選考に10名進みました。10名全員を面接した上で最終判断をしようと考え、3週間かけて最終面接をおこないました。

全員を面接したところ、最初のタイミングで面接した就活生数名に内定を出すことに決めました。しかし、すでに連絡が遅く、他社に内定承諾してしまっていたそうです。そのためA社は追加で説明会をやり直すことになり、完全に予算オーバーという結果になってしまいました。この企業の失敗は二か所あります。

一番目の理由に最終判断に時間をかけすぎていることです。今回のケースでは最終選考を最初に受けた就活生は3週間待たされています。全員を面接したうえで総合的に比較・判断したいと考えるのは理解できますが、キープしようと考えていると競合他社に取られてしまうリスクが発生します。相性が良いと思ったら内定をすぐに出すことも必要です。

二番目に就活生にいつまでに連絡をするか曖昧にしていたことです。就活生は連絡が遅いとネガティブに考えてしまい「もう落ちている」と考えてしまいます。合否連絡のタイミングは曖昧にせず、いつまでに連絡をするか伝えなければいけません。また「合否に関わらず連絡は必ずします」と伝えるだけで、就活生は安心します。どうしても連絡が遅くなるようなら、その旨を伝えなければいけません。

スピード選考をおこなっている企業は、説明会から内定までの期間が1～2週間と短期間です。説明会と同時開催で最終面接をおこない当日に内定を出した企業も過去にはありました。内定を出せるタイミングは会社規模・面接時期・選考状況にも左右されると思いますが、優秀な学生は複数の内定を獲得するため、早期に内定を出すことが求められています。

一番重要なのはテクニック論ではなく、就活生側の立場になって考えられるかどうかではないでしょうか。何十年も一緒に働くかもしれない仲間に、大事な返事を待たせすぎるのはよくありませんよね。なるべく早い対応を心がけてほしいと思います。

内定者の気持ちに寄り添いマッチングする

内定を出して、即決で内定を承諾してくれる就活生は、そう多くはありません。だいたいの就活生は同時に何社か受けていて、様々なポイントで迷い、親や周囲の人に相談をしたりしながら、最終的に自分が働く会社を決めます。

ただ、会社側も採用人数は決まっていますし、もし内定承諾をしてもらえなかった場合のことを考えて、調整をしなくてはなりません。そのため“期限”をつけることが必要です。

しかし、期限まで何もしないで待っていたら、就活生はよその会社に決めてしまうかもしれません。そういったときこそ採用担当者の出番です。就活生からの返事がもらえないときには、以下のような施策を取り入れるのがいいでしょう。

相性が良さそうな社員を紹介する

まず前提条件として、就活生がどのポイントで迷っているか、他に受けている企業を選考途中の段階から聞き、把握しておく必要があります。

その上で、迷っているポイントを解消できるような働き方をしている社員と就活生に会ってもらい、会社以外の空間（会社近くのカフェやごはん屋さん）で、お茶を飲みながら、ごはんを食べながらざっくばらんに、就活生の悩みを聞いてあげる席を設けてあげるといいでしょう。

内定者同士を繋げる

内定者の中で、同じ大学や性格や感性が似ている就活生同士を会わせて、内定者同士の結束を深めるのも効果的です。内定者同士が仲良くなると、仲間意識が生まれ、結束が生まれやすく、“この会社で頑張っていこう！”という意識が生まれやすくなります。

ただ、注意しなくてはいけないのは、志望度があまりにも違う就活生同士を合わせると、よくない方向（辞退）にひっぱられる可能性もあります。どの内定者同士が合うのか、選考の中で注意深く見る必要があります。

気持ちを近づける「内定」のタイミング

すぐに内定通知をしたり、握手や拍手をして迎える等をして、“あなたと一緒に働きたい”というメッセージを伝えることは、内定承諾率を高めるに効果的です。

採用競合が多いベンチャー企業や中小企業ほど、こういったちょっとした気遣いで、就活生の気持ちをぐっと近づけることができるはずです。内定承諾率が低い場合には、ぜひ取り入れてみてください。