年も明け、これから2018年度新卒採用が本格化していきます。少数で大勢の就職活動生に対して採用活動をする中でミスやトラブルはつきものです。対処のためにもどんなミスやトラブルが発生しやすいのか、説明会で起きがちな採用担当者のミスやトラブルをまとめました。
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新卒採用の時期はどの会場もすぐに埋まってしまいます。駅から近かったり、荷物を会場が受け取ってくれたり、施設が綺麗だったり、利用料が安い人気の会場は競争も激しい為、確実に予約したい場合は説明会の半年前には予約する必要があります。遅くても必ず3ヶ月前には会議室や会場を予約するようにしましょう。
特に外部会場の時に発生します。自社で行う場合は毎日のタスクとして翌日の選考資料を印刷するスケジュールを一日の終わりに必ず入れておきましょう。外部会場を利用する際、いつもと違う外部会場を利用する場合は発送の手続きが漏れる確率が上がります。「いつもと違うところだ」と思ったら必ず確認するようにしましょう。
ある担当者は東京の会社が愛知県会場に資料送付することを失念し、説明開始の１時間前に現地で担当してくれた社員から「配布資料は送れていますか？」と電話で確認されて青ざめたことがあります。社長にすぐに電話をし、当日は配布資料なし会社概要なしでテストのみコンビニで印刷してもらって実施をすることで、そのときはやり過ごしたそうですが、クビになるかもしれないと思った事件だそうです。
肝を冷やす経験をしないよう、資料の送付漏れをなくすために会場設定と同時に自分のスケジュールに30分だけ『資料を◯◯会場に発送する』というスケジュールを書き込んでおくことが大切です。
説明会の規模が50人以上だと、説明会開始時間の30分前に参加者がくるケースが多く発生します。会場費用の都合でギリギリの時間に設定している場合は準備が終わっていないこともあります。
対応は2種類です。１つ目の対応は張り紙などで準備中である旨を会場外に張り出して会場の扉の鍵を締めることです。２つ目の対応は「余裕を持って来てくれてありがとう！まだ準備はできてないですが、よかったらここに座ってお待ちください。」と言って会場内に１つだけでも椅子を用意して通し、「就活は何社くらい説明会に参加しているの？」などと世間話をしながら場の雰囲気を和らげることです。
話をしていると２人目の学生が参加するので、２人目の学生にも世間話を振りながら学生同士が話すように仕向けましょう。２つ目の対応については学生対応が慣れている人しかできませんので、基本的には１つ目の対応をされるのがよいかと思います。
説明会で準備万端と思いきや、動画や音楽を再生した途端にパソコンが止まることがあります。動画や音楽がきちんと再生されるかどうかは必ず事前に実際に流すことで確認しましょう。
椅子やレイアウトを準備している最中に流しておくのがベストです。また、パソコンは必ず毎回同じ物を用意して使うようにしましょう。パソコンの設定によって以前作動したものが作動しなくなることがあるからです。
説明会に80名程度予約があっても、大体参加するのは50名程度です。会社によって歩留まりは違いますが、前年の参加率をきちんと残して歩留まりを精度高く予測しましょう。
雨の日の参加率（歩留まり）は下がり、普段雪が降らない地域では雪が降った日に80人の予約から20人以下の参加になったという会社もあります。天気が悪い日は確実に歩留まりが悪くなります。資料準備や会場予約など留意して行いましょう。
いかがでしたか？今回は説明会でよくあるミス・トラブル５つをご紹介させていただきました。ミスはすべてヒューマンエラーですので、ヌケモレが起こらない様な業務フローを構築することが必要です。スケジューラやメールなど、システムを記憶媒体として上手く活用した業務を構築しましょう。
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内定者フォローレポート㉖よくある採用担当者のミス・トラブル５選（説明会編）
