少数で大勢の就職活動生に対して採用活動をする中でミスやトラブルはつきものです。前回は説明会が終了するまでのよくあるミス・トラブル５つをご紹介しました。今回は説明会終了後の選考過程でよくあるミス・トラブルを５つご紹介します。
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会議室を予約し準備が万全だと思っていても面接官のスケジュールを入れ忘れているケースが一番よくあるミスです。一次面接程度であれば採用担当者が入ることができますが、役員面接や最終面接は取り返しがつきません。
学生への選考日時確定メールを送る際に面接官のスケジュールが入力されているか必ず確認し、学生への選考日時リマインドメールを送るときにも面接官のスケジュールが入力されているか必ず確認しましょう。
最近の学生には難しい漢字が名前に入ることがあります。難しい漢字は注意していても『サイトウ』『ワタナベ』など普段よく目にする氏名について間違えることがあります。
斉藤なのか斎藤なのか齊藤なのか齋藤なのか…。特にメールで連絡するときには氏名が本当に間違っていないか履歴書で確認することが大切です。
選考中に学生が緊張のために突然泣き出すことがあります。一人でも泣き出すと、面接の空気が変わってしまいます。選考は基本的に和やかに進めるようにしましょう。
意図があってプレッシャーを与える場合は別ですが、学生が泣いてしまうメリットは何１つありません。学生がリラックスして話すことができる接し方を心がけましょう。
『合否に関わらず必ず連絡します。』と学生たちに伝えてある場合、選考結果の連絡が漏れてしまうことが多く発生します。完全なヒューマンエラーで、学生側に大きな不信感を与えてしまいます。この手のミスを防ぐには金曜日の帰宅前に月曜から金曜までの全ての選考結果と連絡の有無を見返すしかありません。
手間はかかりますが、このチェックをせずに連絡をしないことを続けていると『みんなの就職活動日記』などの口コミサイトに「この会社は連絡をすると言っているのに連絡をよこさない失礼な会社だ」などと書き込まれてしまいます。何より学生からの信用に関わりますし、この手の書き込みに社長は敏感なので、手間を惜しまず必ずチェックしましょう。
自分が面接官ではないとき、合否結果と判断理由を次の面接官に上手く伝えられないことがあります。面接が終わったら必ず面接官にメールで選考結果と判断理由を添えて連絡してもらいましょう。
判断理由は正確に確認しておく必要があります。次の面接官に前回の面接結果を伝えるときに「これって具体的にどういうこと？」と言われると答えられないときがあります。質問されても判断理由のニュアンスを次の面接官に伝えられるよう面接実施当日（面接官が覚えている間）にどんなニュアンスで判断理由を記したのか必ず口頭で確認しましょう。
いかがでしたか？少数の採用担当が何百人、何千人という数の就職活動生１人ひとりにきちんと対応することは当然難しいです。しかし、こういった細かい対応がきちんと出来ることが良い会社であることの証明だと私は思います。１つひとつの仕事や作業を、手間を惜しまず進めていきましょう。
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内定者フォローレポート㉗よくある採用担当者のミス・トラブル５選（選考過程編）
